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Finanzplattform für moderne Unternehmen

Datenschutzerklärung

Transparenz und Schutz Ihrer persönlichen Daten stehen bei Vexware Systems im Mittelpunkt unserer Geschäftstätigkeit

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Vexware Systems

Anschrift: Zehdenicker Str. 30A, 16559 Liebenwalde, Deutschland
Telefon: +49 30 375865100
E-Mail: info@vexwaresystems.com

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers.

Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist. Als Finanztechnologie-Unternehmen unterliegen wir besonderen Sorgfaltspflichten beim Umgang mit Ihren Daten.

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur nach Einwilligung oder wenn eine anderweitige gesetzliche Grundlage gegeben ist.

3. Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung unserer Website und Dienstleistungen können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

  • Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift)
  • Nutzungsdaten (IP-Adresse, Browser-Informationen, Besuchsdauer)
  • Vertragsdaten (Leistungsumfang, Vertragslaufzeit, Kundenkategorie)
  • Zahlungsdaten (Bankverbindung, Transaktionshistorie, Rechnungsdaten)
  • Kommunikationsdaten (E-Mail-Verkehr, Support-Anfragen, Feedback)
  • Technische Daten (Geräteinformationen, Betriebssystem, Bildschirmauflösung)

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der EU-Datenschutz-Grundverordnung:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung

Sofern wir für bestimmte Verarbeitungsvorgänge Ihre Einwilligung einholen, dient diese als Rechtsgrundlage. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung

Die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt auf dieser Grundlage. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung unserer Finanzdienstleistungen und den damit verbundenen Support.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - Berechtigte Interessen

In bestimmten Fällen verarbeiten wir Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. Hierzu gehören beispielsweise Maßnahmen zur Gewährleistung der IT-Sicherheit oder zur Verhinderung von Betrug.

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Bereitstellung und Betrieb unserer Website und Online-Services
  • Durchführung und Abwicklung von Verträgen über unsere Dienstleistungen
  • Bearbeitung von Kundenanfragen und Bereitstellung von Support
  • Verbesserung unserer Website und Dienstleistungen durch Analyse des Nutzerverhaltens
  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten und regulatorischer Anforderungen
  • Schutz vor Betrug und Missbrauch unserer Dienstleistungen
  • Marketing und Information über neue Produkte (nur mit Einwilligung)

Besonderheit im Finanzbereich: Als Anbieter von Finanzdienstleistungen unterliegen wir besonderen gesetzlichen Verpflichtungen. Hierzu gehören unter anderem Bestimmungen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, die eine erweiterte Datenverarbeitung erforderlich machen können.

6. Datenweitergabe an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben
  • die Weitergabe zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist
  • wir gesetzlich zur Weitergabe verpflichtet sind
  • dies zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich ist
  • vertrauenswürdige Dienstleister in unserem Auftrag tätig werden

Auftragsverarbeiter

Wir setzen externe Dienstleister ein, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten. Diese Auftragsverarbeiter werden sorgfältig ausgewählt und regelmäßig überprüft. Sie sind vertraglich verpflichtet, die Daten nur entsprechend unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO zu verarbeiten.

7. Internationale Datenübertragungen

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb der Europäischen Union. Sollte in Ausnahmefällen eine Übertragung in Drittländer erforderlich sein, erfolgt diese nur unter Einhaltung der strengen Vorgaben der DSGVO.

Für Übertragungen in Länder ohne Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission verwenden wir geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder andere von der EU-Kommission genehmigte Instrumente.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben folgende Rechte bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Diese Auskunft umfasst insbesondere die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern sowie die geplante Speicherdauer.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben ein Recht auf unverzügliche Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten oder auf Vervollständigung unvollständiger Daten.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies gilt jedoch nicht, soweit die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Recht auf Einschränkung (Art. 18 DSGVO)

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. In diesem Fall werden die Daten für andere Zwecke als ihre Aufbewahrung nur mit Ihrer Einwilligung verarbeitet.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO beruht.

9. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen.

  • Vertragsdaten: 10 Jahre nach Vertragsende (handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten)
  • Rechnungsdaten: 10 Jahre (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten)
  • Kommunikationsdaten: 3 Jahre nach letztem Kontakt
  • Website-Nutzungsdaten: 26 Monate
  • Marketing-Einwilligungen: bis zum Widerruf, längstens 3 Jahre

Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

10. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.

Darüber hinaus sichern wir Ihre Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Besondere Sicherheitsmaßnahmen: Als Finanzdienstleister implementieren wir erweiterte Sicherheitsstandards, die über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgehen. Dazu gehören regelmäßige Penetrationstests, Verschlüsselung sensibler Daten sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung sowie strenge Zugangskontrollen.

11. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität zu gewährleisten und das Nutzererlebnis zu verbessern. Detaillierte Informationen zum Einsatz von Cookies finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und einzeln über deren Annahme entscheiden oder die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen. Bei der Nichtannahme von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.

Für unser Unternehmen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg

Anschrift: Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 356-0
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de

13. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung.

Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer. Die Nutzer werden gebeten, sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren.

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 15. Februar 2025 aktualisiert.